Tietosuojaseloste

YLEISTÄ

Sigmatrade Oy tarjoaa liikelahja- ja yritystekstiilialan parasta ja vastuullista laatua nykyaikaisilla standardeilla. Tämän toteuttamiseksi käsittelemme myös tarkkaan määriteltyjä henkilötietoja koskien yrityksemme asiakas- ja toimittajahallintaa, henkilöstö- ja taloushallintoa sekä tiedotusta ja markkinointia.

Vastuullisuus ohjaa myös henkilötietojen käsittelyä yrityksessämme. Huolehdimme hallussamme olevien henkilötietojen turvallisesta ja lainmukaisesta käsittelystä sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta.

Tällä rekisteröidyn informointiselosteella kerromme tarkemmin, mitä tämä tarkoittaa käytännössä. Halutessasi lisätietoa voit olla yhteydessä meihin.

YRITYS- JA YHTEYSTIEDOT

Sigmatrade Oy ( 3285234-7 )
Kallioportaankatu 1 A 11
00270 Helsinki
myynti@sigmatrade.fi

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET SEKÄ KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan seuraavin lainsäädännön sallimin perustein.

• Jos olet yrityksemme sopimuskumppani, kuten asiakas tai toimittaja, on perusteena sopimussuhteeseen perustuva henkilötietojenkäsittely. Tällöin käsittely rajoittuu sopimuksen täytäntöönpanon kannalta oleellisiin tietoihin.

• Voimme myös käsitellä henkilötietojasi, mikäli olet sitä varten antanut yksilöidyn luvan johonkin tiettyyn tarkoitukseen, vaikkapa saadaksesi uutiskirjeen. Tällöin tietojasi ei käytetä muihin tarkoituksiin.

• Joissain tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän, siis yrityksemme, oikeutettuun etuun. Tällä perusteella käsittelemme mm. suoramarkkinoinnissa käytettäviä henkilötietoja. Tilanteista, joissa henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, on tehty lainvaatima tasapainotesti. Esimerkiksi suoramarkkinointi kohdistuu ainoastaan yrityssektorille, jossa osoitteeton massamainonta ei ole tarkoituksenmukaista. Jotta markkinointi voidaan kohdentaa oikein, vaaditaan henkilötietojen käsittelyä. Käsiteltävät tiedot eivät ole luonteeltaan arkaluontoisia ja tietojen suojaukseen on kiinnitetty erityistä huomiota. Markkinointi kohdentuu henkilöille, joilta työtehtäviensä kautta voi olettaa henkilötietojen käsittelyä tällaiseen tarkoitukseen.

• Yrityksellämme on myös normaalit lakisääteiset velvoitteet liittyen verotukseen, kirjanpitoon jne. Tällöin henkilötietojen käsittely perustuu meillä lakisääteiseen velvoitteeseen.

HENKILÖRYHMÄT JA KÄSITELTÄVÄT TIEDOT

Tarpeemme käsitellä tietojasi riippuu suhteestasi yritykseemme. Työntekijän osalta meillä on tarve käsitellä tietoja laajemmin kuin vaikkapa asiakkaan ollessa kyseessä.

• Yrityksen oma henkilöstö
– Nimi, yhteystiedot ja muu työsuhteen kannalta välttämätön tieto
• Yrityksen toimittajat ja asiakkaat
– Nimi ja yhteystiedot
• Markkinointi ja tiedotus
– Nimi ja sähköpostiosoite

EVÄSTEET

Eväste on tiedosto, joka siirtyy palvelusta käyttäjän tietokoneelle. Yrityksemme sivustot käyttävät evästeitä käyttäjätilastoinnin tekemiseen sekä markkinoinnin kohdistamiseen sivustoillamme vierailleille.

HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI
VASTAANOTTAJARYHMÄT

Tietyissä tapauksissa meille uskomiasi henkilötietoja käsitellään myös meille palveluja tarjoavien yritysten toimesta, aina toimeksiantoomme perustuen. Nämä yritykset valitsemme tarkkaan ja solmimme heidän kanssaan tietosuojalainsäädännön mukaiset sopimukset henkilötiedon käsittelystä. Näissäkin tapauksissa olemme rekisterinpitäjänä vastuussa tiedoistasi. Muiden yritysten palveluja hyödynnämme muun muassa taloushallinnossa, toiminnanohjauksessa, toimituksissa sekä markkinoinnissa. Henkilötietojasi ei siirretä säännönmukaisesti EU/ETA alueen ulkopuolelle.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA

Henkilötietojen säilytyksen osalta noudatamme tietojen minimoinnin periaatetta, jolloin henkilötietosi poistetaan, kun säilytykseen ei enää ole laillista perustetta tai tosiasiallista tarvetta. Yrityksen oman liiketoiminnan osalta henkilötiedon säilyttämistä säätelevät useat muut lait kuten kirjanpitolaki, työaikalaki ja työsopimuslaki. Tällöin henkilötiedon säilytysaika on pääsääntöisesti 10 vuotta. Muun hallussamme olevan henkilötiedon, kuten asiakastieto, säilytysaika määräytyy sen käyttötarkoituksen mukaisesti.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Sinulla on oikeus omiin henkilötietoihisi. Käytännössä se tarkoittaa mm. seuraavaa:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin – voit tarkistaa mitä tietoja sinusta on tallennettu
• Oikeus tietojen oikaisemiseen – voit pyytää korjaamaan mahdolliset virheelliset tiedot
• Oikeus tietojen poistamiseen – voit pyytää poistamaan tietosi
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – voit määritellä mihin tarkoitukseen tietojasi käytetään ja mihin ei
• Vastustamisoikeus – voit vaatia, että tietojasi ei käsitellä lainkaan
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – voit pyytää siirtämään henkilötietosi johonkin toiseen järjestelmään, jos tiedot ovat itse toimittamiasi omia tietojasi.
• Jos olet antanut suostumuksen käsitellä henkilötietojasi johonkin tarkoitukseen, niin voit tämän suostumuksen myös peruuttaa.
• Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Voit halutessasi tehdä tietopyynnön henkilötietoihisi liittyen. Henkilötiedot luovutetaan ainoastaan vahvan tunnistautumisen tehneelle henkilölle.

HENKILÖTIETOJEN LÄHTEET

Henkilötiedot saamme asiakkailtamme ja tuotteistamme kiinnostuneilta henkilöiltä. Lisäksi toimimme rekisterinpitäjänä henkilöstömme henkilötiedoille, jotka on saatu työsopimuksiin perustuen. Markkinoinnissamme hyödynnämme myös kohdennettuja markkinointirekisterejä, jotka hankimme yhteistyökumppaneiltamme.

HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ AUTOMAATTISEEN PÄÄTÖKSEN TEKOON, MUKAAN LUKIEN PROFILOINTI

Emme käytä henkilötietojasi automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.